Кадровый учет
Что такое кадровый учет
Кадровый учет – систематический учет персонала компании, а также личных и расчетных документов. Для этой задачи требуется отличное знание и соблюдение действующего законодательства, дисциплины и внимательности. В больших компаниях этим занимаются специализированные отделы. Однако все чаще малые и средние предприятия передают свои кадровые операции по аутсорсингу внешним консалтинговым компаниям. Кадровый аутсорсинг – это возможность решить ваши задачи.
З чого складається кадровий облік
Кадрове діловодство ведуть фахівці з управління персоналом. Вони мають відповідні компетенції та знання. Або ж замовляють спеціалізовані послуги. Існує кілька ключових напрямків кадрового діловодства
- Поточний облік працівників за посадами та кваліфікацією
- Управління номенклатурою справ
- Кадровий резерв за кожною спеціалізацією
- Підготовка наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу, переведення, звільнення та відрядження;
- Підготовка вимог та посадових інструкцій
- Введення даних для автоматизованого обліку в пенсійні фонди та інші державні органи;
- Ведення трудових книжок та лікарняних листів
Кадровый учет стоимость
Количество наемных работников | Стоимость в месяц |
---|---|
до 5 | от 500 грн. |
до 15 | от 900 грн. |
до 25 | от 1300 грн. |
больше 25 | по договоренности |
Кадровый учет во время войны
В соответствии со статьей 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» работодатель самостоятельно определяет порядок ведения кадровой работы на предприятии и перечень кадровых документов, подлежащих хранению в период военного положения.
К обязательным документам относятся
- списки работников
- правила внутреннего трудового распорядка
- табели учета рабочего времени
- приказы по личному составу
- Личные карточки работников
- Трудовые книги и журналы регистрации трудовых книг
- Графики отпусков
- Трудовые договоры и должностные инструкции.
Иддел кадров должен сделать цифровые копии этих документов и хранить их на различных носителях (жесткие диски компьютеров, флэш-накопители, внешние жесткие диски, карты памяти) в разных регионах и на облачных хранилищах (например, Google Drive, сервисы обмена файлами ). Желательно. Таким образом, можно предотвратить потерю документов в случае физического уничтожения любого из носителей.
Управление кадровым учетом на предприятии
Управление рабочим временем и кадровой документацией у компании является частью сложных административных и организационных задач. Точный учет необходимо вести в соответствии с трудовым законодательством и условиями ведения бизнеса. Прозрачные процедуры учета рабочего времени имеют решающее значение для расчета вознаграждения за труд.
Благодаря профессиональному кадровому учету на предприятиях работодатели могут принимать правильные решения в таких областях.
- оплата труда
- установление бонусов: премий и других поощрений;
- изменения в обязанностях работников и лиц, не являющихся работниками;
- увольнение или продвижение работников по службе
- прием на работу новых сотрудников
Услуги кадрового учета от профессиональной команды включают использование новейших программных продуктов и узкоспециализированного опыта, которые помогут вам построить и поддерживать систему управления персоналом на высоком уровне
Обязательные кадровые документы
- Список штата. Штатный список – это официальный документ, определяющий структуру, штаты и оклады работников на предприятии, учреждении или организации. В нем названия должностей указываются согласно Национальному классификатору Украины «Классификатор профессий ДК 003:2010», одобренному приказом Госпотребстандарта Украины от 28 июля 2010 года № 327.
- Внутренние трудовые правила. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются управляющим и обхватывают компанию наемного труда. Типичные правила можно адаптировать к потребностям компании, указать права и обязанности работодателя и работников, режим работы, дисциплину, взыскание и конфиденциальность.
- Табель для учета рабочего времени. Табель – это список работников с отметками использования рабочего времени за месяц. Табель обязателен и может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.
- Кадровые приказы (по личному составу). Это приказы о принятии, увольнении, переводе, награждении, дисциплинарном взыскании и т.д. Приказы сохраняются в соответствии со сроками: продолжительность хранения от 5 до 75 лет.
- Журнал учета приказов. Приказы регистрируются согласно срокам хранения.
- Личные карты по форме П-2. Личная карточка соответствует Приказу «Об утверждении типовой формы первичного учета N П-2 «Личная карточка работника».
- Трудовые книги и журнал учета их движения. Трудовая книга – главный документ, регистрирующий трудовую деятельность работника. Книга учета трудовых книжек обязательна.
- Расписание отпусков.
- Трудовые соглашения (контракты).
- Коллективный договор (для юридических лиц).
- Должностные (рабочие) инструкции.
- Журнал ознакомления с локальными актами.
- Положение об охране труда.
- Разрешение на обработку персональных данных.
- Обязательство о соблюдении конфиденциальности.
Этот список может быть дополнен в соответствии с требованиями законодательства. Важно правильно составлять документы для оптимального функционирования бизнеса.
Ведение кадрового делопроизводства в организации.
- Подготовка первичных документов:
- подготовка разнообразной кадровой документации (например, связанной с премиями, отпусками, увольнением, командировками или приемом на работу);
- Организация составления штатного расписания;
- Строительство и учет общего времени работников в табеле учета.
2. Оформление кадровых документов:
- Оформление и подготовка больничных листов;
- Издание справок о месте работы;
- Ответственное оформление документов, необходимых для увольнения сотрудника в соответствии с законодательными нормами Украины.
3. Кадровый учет:
- Ведение личных карт сотрудников и личных дел;
- Совершение учета перемещения трудовых книжек;
- Заполнение реестра приказов;
- Регистрация отпусков сотрудников.
4. Представление соответствующей отчетности по персоналу в соответствующие органы Украины.
5. Отслеживание основных рисков, связанных с возможными штрафами и ответственностью за нарушение трудовых норм:
- Обеспечение обязательного количества рабочих мест для инвалидов;
- Соблюдение льгот для лиц с дополнительными квотами (сирот, людей предпенсионного возраста, выпускников, без опыта работы, одиноких матерей);
- Контроль сроков увольнения и принадлежности документации;
- проверка точности и своевременности выплаты заработной платы;
- Соответствие, сроки и объемы отчетности, связанные с кадрами;
- Соблюдение норм трудового законодательства;
- Пристальный контроль за соблюдением норм охраны труда;
- Регулярное медицинское освидетельствование коллектива.
Отдельное внимание в кадровом учете уделяется военному учету в Украине. Указания Министерства обороны не мотивируют предприятия обеспечивать информацию о военнообязанных гражданах. В настоящее время военный учет практически не производится. Важно помнить, что любая кадровая служба организации должна установить эффективную систему защиты личных данных сотрудников в соответствии с законами Украины. Это означает, что организация не должна собирать информацию о политических убеждениях и религиозной принадлежности. Информация о работниках должна храниться конфиденциально. Предприятие не имеет права следить за частной жизнью сотрудников, перехватывать телефонные разговоры или получать доступ к личной корреспонденции. Запрещен какой-либо незаконный сбор информации о коллективе.
Надзор за правильностью кадрового документооборота и соблюдением норм законодательства осуществляют надзорные органы: трудовая инспекция, центр занятости, фонд социального страхования. Главным контролирующим органом является Департамент надзора за соблюдением трудового законодательства. Нарушение любого аспекта законодательства может повлечь последствия от уголовной ответственности к материальным санкциям.
Бухгалтерские услуги для бизнеса на аутсорсинге
Наша Аутсорсинговая компания Фактория Киев оказывает комплексные услуги по ведению кадрового учета, которые включают:
- юридический аудит кадровой документации с предложениями по устранению недостатков и консультированием;
- оформление увольнения и приема работников;
- учет рабочего времени и отпусков;
- подготовка приказов, положениями, инструкциями;
- заключение трудовых договоров, договоров о конфиденциальности и договоров о матответственности;
- учет трудовых книжек;
- проверка правильности начисления зарплат.
Результат, который мы гарантируем:
- профессиональное ведение кадрового учета, включая оформление приказов и других кадровых документов;
- консультирование по всем вопросам, относящимся к кадровой работы, что позволит уверенность в решениях;
- аудит кадрового учета и кадровой документации для устранения ошибок;
- уменьшение рисков, связанных с ответственностью за нарушение трудового законодательства и финансовыми санкциями.
Кроме того, Ваша компания получит постоянную юридическую поддержку в виде консультаций по трудовому, хозяйственному и налогового права. Выбрав нас, Вы получите кадровика и юриста в одной компании. Будем рады встретиться в нашем офисе в г. Киеве или предложить услуги юриста дистанционно.