Главная » Кадровый учет

Кадровый учет

Что такое кадровый учет

Кадровый учет – систематический учет персонала компании, а также личных и расчетных документов. Для этой задачи требуется отличное знание и соблюдение действующего законодательства, дисциплины и внимательности. В больших компаниях этим занимаются специализированные отделы. Однако все чаще малые и средние предприятия передают свои кадровые операции по аутсорсингу внешним консалтинговым компаниям. Кадровый аутсорсинг – это возможность решить ваши задачи.

Кадровый учет

З чого складається кадровий облік

Кадрове діловодство ведуть фахівці з управління персоналом. Вони мають відповідні компетенції та знання. Або ж замовляють спеціалізовані послуги. Існує кілька ключових напрямків кадрового діловодства

  • Поточний облік працівників за посадами та кваліфікацією
  • Управління номенклатурою справ
  • Кадровий резерв за кожною спеціалізацією
  • Підготовка наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу, переведення, звільнення та відрядження;
  • Підготовка вимог та посадових інструкцій
  • Введення даних для автоматизованого обліку в пенсійні фонди та інші державні органи;
  • Ведення трудових книжок та лікарняних листів

Кадровый учет стоимость

Количество наемных работниковСтоимость в месяц
до 5от 500 грн.
до 15от 900 грн.
до 25от 1300 грн.
больше 25по договоренности
Кадровый учет

Кадровый учет во время войны

В соответствии со статьей 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» работодатель самостоятельно определяет порядок ведения кадровой работы на предприятии и перечень кадровых документов, подлежащих хранению в период военного положения.

К обязательным документам относятся

  • списки работников
  • правила внутреннего трудового распорядка
  • табели учета рабочего времени
  • приказы по личному составу
  • Личные карточки работников
  • Трудовые книги и журналы регистрации трудовых книг
  • Графики отпусков
  • Трудовые договоры и должностные инструкции.

Иддел кадров должен сделать цифровые копии этих документов и хранить их на различных носителях (жесткие диски компьютеров, флэш-накопители, внешние жесткие диски, карты памяти) в разных регионах и на облачных хранилищах (например, Google Drive, сервисы обмена файлами ). Желательно. Таким образом, можно предотвратить потерю документов в случае физического уничтожения любого из носителей.

Управление кадровым учетом на предприятии

Управление рабочим временем и кадровой документацией у компании является частью сложных административных и организационных задач. Точный учет необходимо вести в соответствии с трудовым законодательством и условиями ведения бизнеса. Прозрачные процедуры учета рабочего времени имеют решающее значение для расчета вознаграждения за труд.

Благодаря профессиональному кадровому учету на предприятиях работодатели могут принимать правильные решения в таких областях.

  • оплата труда
  • установление бонусов: премий и других поощрений;
  • изменения в обязанностях работников и лиц, не являющихся работниками;
  • увольнение или продвижение работников по службе
  • прием на работу новых сотрудников

Услуги кадрового учета от профессиональной команды включают использование новейших программных продуктов и узкоспециализированного опыта, которые помогут вам построить и поддерживать систему управления персоналом на высоком уровне

Обязательные кадровые документы

  1. Список штата. Штатный список – это официальный документ, определяющий структуру, штаты и оклады работников на предприятии, учреждении или организации. В нем названия должностей указываются согласно Национальному классификатору Украины «Классификатор профессий ДК 003:2010», одобренному приказом Госпотребстандарта Украины от 28 июля 2010 года № 327.
  2. Внутренние трудовые правила. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются управляющим и обхватывают компанию наемного труда. Типичные правила можно адаптировать к потребностям компании, указать права и обязанности работодателя и работников, режим работы, дисциплину, взыскание и конфиденциальность.
  3. Табель для учета рабочего времени. Табель – это список работников с отметками использования рабочего времени за месяц. Табель обязателен и может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.
  4. Кадровые приказы (по личному составу). Это приказы о принятии, увольнении, переводе, награждении, дисциплинарном взыскании и т.д. Приказы сохраняются в соответствии со сроками: продолжительность хранения от 5 до 75 лет.
  5. Журнал учета приказов. Приказы регистрируются согласно срокам хранения.
  6. Личные карты по форме П-2. Личная карточка соответствует Приказу «Об утверждении типовой формы первичного учета N П-2 «Личная карточка работника».
  7. Трудовые книги и журнал учета их движения. Трудовая книга – главный документ, регистрирующий трудовую деятельность работника. Книга учета трудовых книжек обязательна.
  8. Расписание отпусков.
  9. Трудовые соглашения (контракты).
  10. Коллективный договор (для юридических лиц).
  11. Должностные (рабочие) инструкции.
  12. Журнал ознакомления с локальными актами.
  13. Положение об охране труда.
  14. Разрешение на обработку персональных данных.
  15. Обязательство о соблюдении конфиденциальности.


Этот список может быть дополнен в соответствии с требованиями законодательства. Важно правильно составлять документы для оптимального функционирования бизнеса.

Кадровый учет

Ведение кадрового делопроизводства в организации.

  1. Подготовка первичных документов:
  • подготовка разнообразной кадровой документации (например, связанной с премиями, отпусками, увольнением, командировками или приемом на работу);
  • Организация составления штатного расписания;
  • Строительство и учет общего времени работников в табеле учета.

2. Оформление кадровых документов:

  • Оформление и подготовка больничных листов;
  • Издание справок о месте работы;
  • Ответственное оформление документов, необходимых для увольнения сотрудника в соответствии с законодательными нормами Украины.

3. Кадровый учет:

  • Ведение личных карт сотрудников и личных дел;
  • Совершение учета перемещения трудовых книжек;
  • Заполнение реестра приказов;
  • Регистрация отпусков сотрудников.

4. Представление соответствующей отчетности по персоналу в соответствующие органы Украины.
5. Отслеживание основных рисков, связанных с возможными штрафами и ответственностью за нарушение трудовых норм:

  • Обеспечение обязательного количества рабочих мест для инвалидов;
  • Соблюдение льгот для лиц с дополнительными квотами (сирот, людей предпенсионного возраста, выпускников, без опыта работы, одиноких матерей);
  • Контроль сроков увольнения и принадлежности документации;
  • проверка точности и своевременности выплаты заработной платы;
  • Соответствие, сроки и объемы отчетности, связанные с кадрами;
  • Соблюдение норм трудового законодательства;
  • Пристальный контроль за соблюдением норм охраны труда;
  • Регулярное медицинское освидетельствование коллектива.

Отдельное внимание в кадровом учете уделяется военному учету в Украине. Указания Министерства обороны не мотивируют предприятия обеспечивать информацию о военнообязанных гражданах. В настоящее время военный учет практически не производится. Важно помнить, что любая кадровая служба организации должна установить эффективную систему защиты личных данных сотрудников в соответствии с законами Украины. Это означает, что организация не должна собирать информацию о политических убеждениях и религиозной принадлежности. Информация о работниках должна храниться конфиденциально. Предприятие не имеет права следить за частной жизнью сотрудников, перехватывать телефонные разговоры или получать доступ к личной корреспонденции. Запрещен какой-либо незаконный сбор информации о коллективе.

Надзор за правильностью кадрового документооборота и соблюдением норм законодательства осуществляют надзорные органы: трудовая инспекция, центр занятости, фонд социального страхования. Главным контролирующим органом является Департамент надзора за соблюдением трудового законодательства. Нарушение любого аспекта законодательства может повлечь последствия от уголовной ответственности к материальным санкциям.

Заключая договор на бухгалтерские услуги с компанией Фактория Киев вы получаете не только высококлассных специалистов для подачи отчётности и начисления заработной платы, а также всегда можете получать качественные консультации по оптимизации налогообложения законными способами и также оптимизации ведения хозяйственной деятельности предприятия.
заказать услугу

Бухгалтерские услуги для бизнеса на аутсорсинге

Наша Аутсорсинговая компания Фактория Киев оказывает комплексные услуги по ведению кадрового учета, которые  включают:

  • юридический аудит кадровой документации с предложениями по устранению недостатков и консультированием;
  • оформление увольнения и приема  работников;
  • учет рабочего времени и отпусков;
  • подготовка приказов, положениями, инструкциями;
  • заключение трудовых договоров, договоров о конфиденциальности и договоров о матответственности;
  • учет трудовых книжек;
  • проверка правильности начисления зарплат.

кадровый учет киев

Результат, который мы гарантируем:

  • профессиональное ведение кадрового учета, включая оформление приказов и других кадровых документов;
  • консультирование по всем вопросам, относящимся к кадровой работы, что позволит уверенность в решениях;
  • аудит кадрового учета и кадровой документации для устранения ошибок;
  • уменьшение рисков, связанных с ответственностью за нарушение трудового законодательства и финансовыми санкциями.

Кроме того, Ваша компания получит постоянную юридическую поддержку в виде консультаций по трудовому, хозяйственному и налогового права. Выбрав нас, Вы получите кадровика и юриста в одной компании. Будем рады встретиться в нашем офисе в г. Киеве или предложить услуги юриста дистанционно.

guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии